Panduan menyiapkan Matriks Ketrampilan

Pengantar

Matriks Ketrampilan adalah sebuah alat bantu yang paling sederhana namun sangat efektif. Juga sebagai alat bantu untuk menilai kebutuhan pelatihan. Mudah ditinjau kembali dan diperbaharui, serta memberikan gambaran ketrampilan para anggota kelompok kerja Anda di dalam sebuah grafik atau tabel.

Panduan ini akan membantu Anda bagaimana menyiapkan Matriks Ketrampilan :

• Meninjau ketrampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk tugas-tugas dalam kelompok kerja

• Menilai kebutuhan pelatihan

• Mengidentifikasikan kesenjangan ketrampilan di dalam kelompok kerja

• Membangun komitmen dalam mengembangkan ketrampilan baru.

Definisi

Matriks Ketrampilan adalah tabel yang secara gamblang menunjukkan ketrampilan setiap individu dan kesenjangan ketrampilan yang ada di dalam sebuah kelompok kerja.

Langkah-langkah dalam menyiapkan Matriks Ketrampilan

Supaya menghasilkan Matriks Ketrampilan yang maksimal, tiga langkah dasar berikut ini dapat jadikan sebagai acuan :

1. Identifikasikan tugas-tugas pekerjaan di dalam kelompok kerja Anda
   
2. Tinjau dan tetapkan kode dari standar prestasi ketrampilan
   
3. Tentukan kebutuhan 'on-the-job training' (OJT)
   

1. Mengidentifikasi tugas-tugas pekerjaan

Langkah pertama, buatlah daftar dari para anggota kelompok kerja Anda di kolom sebelah kiri tabel (Baris : Nama). Tetapkan item pekerjaan atau tugas pokok yang harus terpenuhi supaya kelompok kerja Anda menjadi efektif dalam mencapai cita-citanya (Kolom : Skill).

Mungkin petunjuk berikut ini dapat membantu Anda :

• Tanyakan pada diri sendiri dan kelompok kerja Anda “Apakah yang menjadi hal utama yang harus bisa dilakukan oleh para individu di dalam kelompok kerjanya?”
  
• Mengacu ke uraian pekerjaan (Job Des) yang ada.
  
• Pertimbangkan tugas dan ketrampilan baru yang mungkin diharapkan dari kelompok kerja Anda dalam waktu dekat.
  
• Jika menjadi terlalu rumit, perinci tugas pekerjaan ke dalam beberapa bidang pokok, kemudian buatlah masing-masing Matriks Ketrampilannya.

2. Menetapkan kode standar prestasi ketrampilan

Gunakanlah sistim kode untuk menampilkan siapa yang telah memiliki ketrampilan yang diperlukan, dan yang memerlukan pelatihan. Ada banyak cara untuk sistim kode ini. Yang paling sederhana adalah memberikan tanda centang pada kotak yang relevan dengan ketrampilan yang ada, bagi siapa yang mampu menyelesaikan tugas diberikan tanda centang atau tinggalkan kosong apabila tidak mampu menyelesaikan tugas.

Alternatif yang lainnya, Anda bisa menggunakan kode warna sebagai berikut :

Cara lain dalam menilai derajat ketrampilan individu dengan sistim kode sebagai berikut :

Contoh berikut ini adalah Matriks Ketrampilan dengan sistem kode yang berdasarkan derajat ketrampilan.
Caranya sangat mudah cukup dengan memberikan skala angka dari 0 ~ 5 untuk derajat ketrampilan yang dimiliki oleh masing-masing anggota ke dalam kotak di bagian sudut kanan-atas dari masing-masing ketrampilan, secara otomatis lembar kerja ini akan memberikan kode. Seperti contoh berikut ini :

Contoh derajat ketrampilan 0, posisi cursor F10.

Contoh derajat ketrampilan 3, posisi cursor R10.

Contoh Matriks Pengembangan Ketrampilan.

Perlu diingat…

…untuk menghindari duplikasi ketrampilan yang tak diperlukan, dan terlalu banyak orang yang memerlukan pelatihan. Pergunakan baris paling bawah masing-masing kolom untuk memperlihatkan jumlah maksimum orang yang diperlukan oleh kelompok terhadap ketrampilan ini. Periksa jumlah ini dengan kelompok kerja Anda secara teratur, dan jika ada perubahan kondisi kerja.

…untuk memperbarui Matriks Ketrampilan secara teratur. Dokumen kerja ini secara dinamis memungkinkan perubahan karena pergantian prioritas, perubahan formasi anggotanya, rentang waktu periode kerjanya. Anda bisa memasukkan tinjauan matriks ini ke dalam pertemuan bulanan kelompok kerja.

…untuk mendapatkan komitmen terhadap pelatihan dan perkembangan sumber daya manusia dengan selalu melibatkan kelompok kerja dalam memperbarui Matriks dan menilai kebutuhannya.

3. Menilai kebutuhan OJT (On-the-Job-Training)

Anda sekarang dalam posisi untuk memahami kebutuhan ketrampilan baru apa saja yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan kelompok kerja Anda. Selanjutnya bisa meningkatkan ketrampilan masing-masing individu dengan melengkapi pelatihan dan memantau kemajuannya. Jumlah maksimum orang yang diperlukan untuk melengkapi ketrampilan mungkin berubah-ubah, dan akan mempengaruhi kebutuhan OJT Anda.